DMS Dokumentenmanagement

Was muss ein digitales Archiv alles leisten? Das hängt ganz davon ab, wen man fragt! Für Finanzämter stehen die unveränderbare Aufbewahrung aller steuerrechtlich relevanten Belege sowie die Überprüfbarkeit der Unterlagen in angemessener Zeit an erster Stelle. Für Unternehmen hingegen spielen der sofortige Zugriff auf die Dokumente im gesamten Workflow und eine einfache, zuverlässige Handhabung eine Rolle.

CKS.DMS für SAP Business One ist von Grund auf entwickelt worden, um die Interessen beider Seiten gleichermaßen zu vereinen. So werden alle technischen Anforderungen der Finanzämter – Stichwort VOI-Merksätze – vollständig erfüllt, z. B. durch die automatische Erstellung einer neuen Revision, sobald ein Beleg in SAP verändert wird. Durch die direkte Verknüpfung der digitalen Dokumente mit den SAP-Geschäftsvorgängen und der integrierten Volltextsuche können Belege in Sekunden wiedergefunden und reproduziert werden.

Weil CKS.DMS zudem vollständig in SAP Business One integriert ist, lassen sich Belege und E-Mails entsprechend der Benutzer-Berechtigungen und Workflows zusammen mit den SAP-Geschäftsvorgängen im Unternehmen bewegen – und das sogar bei geparkten, noch nicht gebuchten SAP-Belegen wie z. B. beim Genehmigungsverfahren.

Wir sind überzeugt, dass das händische Erfassen von Fremdbelegen wie Lieferscheinen, Rechnungen, Kundenaufträgen, Zahlungsavise etc. in der Warenwirtschaft der Vergangenheit angehört. Die technischen Möglichkeiten stehen zur Verfügung und arbeiten bereits seit vielen Jahren zuverlässig in zahlreichen Unternehmen. Sie können so zum Beispiel bis zu 3 Rechnungen pro Minute verarbeiten. Sie gewinnen wertvolle Zeit, die Sie in Ihrer Buchhaltung anders nutzen können.

Die Umsetzung unternehmensspezifischer Anforderungen ist grundsätzlich möglich. Die Anpassung wird stets in Abstimmung mit dem Hersteller vorgenommen und Aktualisierungen der Software können weiter problemlos eingespielt werden. Haben Sie eine ganz bestimmte Idee im Kopf? Sprechen Sie Ihren Projektmanager bei uns im Hause an. Gemeinsam werden wir dann Ihre Idee zu einem funktionierenden Projekt entwickeln.

Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adressen der Geschäfts und Ansprechpartner aus SAP Business One. Zu diesen Adressen werden ein und ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert. Ziel der Datenarchivierung für SAP Business One ist die GoBD-konforme DMS-Archivierung digital erzeugter Unterlagen nach den Vorschriften der §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) für die Datenträgerüberlassung auf externen Datenträgern. Standardanalysen (Lücken-, Rabatt-, Größenklassenanalysen etc.) gehören zum Leistungsumfang.

Gescannte Eingangsrechnungen werden von der Novaline DMS Belegerkennung für Eingangsrechnungen für SAP Business One automatisch erkannt und per Kopf-, Zeilen und Summenanalyse untersucht. Anschließend wird die Rechnung workflow-gesteuert an die nächste Stelle zur Bearbeitung weiter geleitet. Die Dokumenten Management System (DMS)-Analyse zerlegt die Rechnung in ihre einzelnen Positionen und stellt diese in tabellarischer Form neben dem Beleg auf dem Monitor dar, ergänzt um den aus SAP Business One ausgelesene Stammdaten (z.B. eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung).

Jede Summe wird in dem DMS automatisch ermittelt und rechnerisch geprüft, Mengen und ggfs. Preise mit vorausgegangener in SAP Business One erzeugter Bestellung oder Lieferschein abgeglichen. Differenzen werden farbig markiert und können nochmal manuell kontrolliert und ggfls. geändert und ergänzt werden.