Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement

Realisieren Sie Ihr papierloses Büro – in diesem Webinar zeigen wir Ihnen zusammen mit unserem Partner C.K. Solution wie Sie den Weg der Digitalisierung mit CKS.DMS weiter voranschreiten.

Sehr geehrte Damen und Herren,

was muss ein digitales Archiv alles leisten? Das hängt ganz davon ab, wen man fragt! Für Finanzämter stehen die unveränderbare Aufbewahrung aller steuerrechtlich relevanten Belege sowie die Überprüfbarkeit der Unterlagen in angemessener Zeit an erster Stelle. Für Unternehmen hingegen spielen der sofortige Zugriff auf die Dokumente im gesamten Unternehmen und eine einfache, zuverlässige Handhabung eine Rolle.

CKS.DMS für SAP Business One ist von Grund auf entwickelt worden, um die Interessen beider Seiten gleichermaßen zu vereinen. So werden die technischen Anforderungen der Finanzämter wie z.B. durch die automatische Erstellung einer neuen Revision, sobald ein Beleg in SAP verändert wird, erfüllt. Durch die direkte Verknüpfung der digitalen Dokumente mit den SAP-Geschäftsvorgängen und der integrierten Volltextsuche können Belege in Sekunden wiedergefunden und reproduziert werden.

Weil CKS.DMS zudem vollständig in SAP Business One integriert ist, lassen sich Belege und E-Mails entsprechend der SAP Benutzer-Berechtigungen mit den SAP-Geschäftsvorgängen im Unternehmen vereinen- und das sogar bei geparkten, noch nicht gebuchten SAP-Belegen wie z.B. beim Genehmigungsverfahren.

CKS.DMS – Archiv Ansicht

Eine zuverlässige, schnelle und einfache Handhabung wird mit der automatischen Zuordnung durch QR-Code bzw. Barcode erreicht. Mit SAP erzeugte Ausgangsbelege wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen usw. werden mit einem eindeutigen Code versehen, der dann beim einscannen der Belege automatisch ausgelesen wird. Optional können auch Fremdbelege automatisiert erfasst und direkt den jeweiligen SAP-Basisbelegen zugeordnet werden.

Die wichtigsten Leistungsmerkmale im Überblick:

GoBD-konform mit Verfahrensdokumentation
Automatisierte Archivierung von unveränderbaren Ausgangsbelegen
E-Mail-Archivierung direkt aus Outlook heraus
Vollintegrierte Verknüpfung mit SAP-Geschäftsvorgängen
Archivierung bereits bei nicht-gebuchten Belegen wie z. B. im Genehmigungsverfahren
Automatisierte Zuordnung zu gebuchten Belegen in SAP durch QR-Code bzw. Barcode
Automatische Fremdbeleg-Erfassung optional
Archivieren zu Chargen- und Seriennummern möglich
Volltextsuche für schnelles Wiederfinden